Čo všetko musia obsahovať vaše faktúry a ďalšie účtovné doklady

Faktúry

Najmenej obľúbenou činnosťou, ktorá často zaberie veľa času je administratívna práca s množstvom rôznych záznamov pre výkazníctvo, pre archiváciu, či spätné kontroly.

Napriek tomu je potrebné sa týmto zaoberať, lebo to patrí nevyhnutne k podnikateľskej činnosti, ktorú treba nejakým spôsobom vykazovať.

Doklad z pohľadu účtovníctva

Poďme si bližšie vysvetliť pojem doklad.

Najčastejšie používaným dokladom je asi faktúra. Preto sa budem orientovať na tento druh dokladu.

Avšak zásady pre faktúru sú rovnako platné aj pre ostatné typy dokladov (napr. pokladničný blok).

Každý účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam ktorý musí obsahovať tieto náležitosti:

a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu

Samotným slovným označením je názov, teda napríklad faktúra.

Pokiaľ ide o číselné označenie, mali by ste pre každé účtovné obdobie, najčastejšie je to kalendárny rok, začať nové číslovanie od čísla 1.

Často sa číslo faktúry skladá z viacerých čísiel, napríklad 201201. Už samotné číslo napovedá, že faktúra je z roku 2012 a jej poradové číslo je 1. Takto sa ľahšie zorientujete, ak potrebujete nejaký doklad vyhľadať.

b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov

Obsahom účtovného prípadu je konkrétna vec (tovar, napr. počítač), ktorú ste predali alebo nejaká služba (murárske práce), ktorú ste pre niekoho vykonali a ktorú mu fakturujete.

Označenie účastníkov predstavuje vás ako dodávateľa tovaru alebo služby a vášho odberateľa ako príjemcu.

c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva

Ide o sumu, ktorú vám má váš zákazník zaplatiť. Vyjadrená môže by:

  • Jednou sumou (napr. 300 Eur) alebo,
  • ak ide o viac kusov tovaru, počtom kusov, jednotkovou cenou a cenou spolu (napr. 10 kusov stoličiek, cena za 1 kus 10 Eur, spolu 100 Eur).

d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu

Zodpovedá dátumu, kedy ste danú faktúru vyhotovili.

e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia

Za deň uskutočnenia účtovného prípadu sa považuje deň, kedy:

  • sa reálne uskutoční dodávka tovaru,
  • ste zaplatili svojim dodávateľom ich faktúry,
  • ste prijali platby za vaše faktúry,
  • ste splatili úver, pôžičku alebo ich časť
  • a podobne.

V prípade, že faktúru vyhotovujete neskôr, teda až potom ako ste niekomu predali nejaký tovar alebo ste vykonali službu, uvediete tento dátum, aby bolo zrejmé, že ide o iný deň.

Napríklad predáte niekomu tovar 10.7.2012 avšak ešte ste nevyhotovili faktúru a túto vyhotovujete neskôr 13.7.2012.

f) podpisový záznam osoby (§32 ods. 3) zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie

Každá faktúra musí obsahovať podpis.

Zodpovednou osobou je najčastejšie ten, kto faktúru vyhotovil a teda zodpovedá za jej správnosť.

Na Slovensku je stále zaužívané pečiatkovanie faktúr, avšak neviem o žiadnom zákone, ktorý by túto povinnosť ukladal. Takže je na vás ako sa rozhodnete.

V každom prípade, každý doklad by mal byť podpísaný originál.

Musíte si uvedomiť, že ak majú byť vaše náklady vo firme preukázané - a daňové úrady rady kontrolujú vaše náklady - musíte ich preukázať hodnoverným dokladom. Teda originálnou faktúrou, bločkom z registračnej pokladnice, bankovým výpisom a podobne.

Známy je tiež problém s pokladničnými bločkami z registračných pokladníc na termo papieri, ktoré časom vyblednú.

Tu odporúčam, aby ste si takéto bločky vo vlastnom záujme prefotili a priložili ich k originálnym blokom.

Ak vám príde o 6 či 8 rokov kontrola budete musieť svoj nákup preukázať. Inak je váš náklad nepreukazný a náklady vám nemusia uznať.

Nemusím ani hovoriť o doplácaní daní a penále.

Elektronická faktúra

V praxi sa stretávam s posielaním faktúr e-mailom.

Ako som už spomínal, každá faktúra musí obsahovať:

  • vlastnoručný podpis alebo
  • obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme alebo
  • iný záznam, ktorý nahrádza vlastnoručný podpis v technickej forme, na ktorom ste sa dohodli s Vašim obchodným partnerom (napr. čiarový kód, šifra a pod.).

V praxi ide najčastejšie o elektronický podpis, ktorý upravuje zákon č. 215/2002 Z.z. o elektronickom podpise.

Na obidve formy podpisu sa pritom prihliada ako na rovnocenné.

Z uvedeného vyplýva, že oskenovaný podpis a pečiatka nie sú z pohľadu zákona uznané za vlastnoručný podpis a z tohto dôvodu ani nespĺňajú požiadavky na platné a preukazné doklady.

Pre účely auditu, daňovej kontroly a podobne však musíte zabezpečiť prevoditeľnosť účtovného záznamu z technickej formy do písomnej, t.j. do papierovej podoby. Teda v prípade potreby musíte vedieť danú faktúru vytlačiť.

Zákon vám ukladá povinnosť vyhotoviť doklad (faktúru) bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje (napr. predaj tovaru).

Faktúra z pohľadu zákona o dani z pridanej hodnoty

Keď zrealizujete nejaký obchod ste povinní vyhotoviť faktúru a to do 15 dní odo dňa, keď ste tovar predali alebo poskytli konkrétnu službu.

Vyhotovením faktúry môžete poveriť aj inú osobu, ktorá za vás faktúru vyhotoví, napríklad vášho účtovníka. Ak sa na tom písomne dohodnete s vaším zákazníkom, môže faktúru za vás vyhotoviť aj on.

Za správnosť faktúr a včasnosť ich vyhotovenia však vždy zodpovedáte vy.

Každá faktúra musí obsahovať povinné náležitosti, ktoré sa líšia v závislosti od toho, či:

  • svoj tovar predávate v tuzemsku (teda v SR) alebo
  • do iného štátu Európskej únie alebo
  • do štátov mimo Európskej únie.

Faktúra pri dodaní tovaru a služby v tuzemsku (SR)

Faktúra musí obsahovať:

a) vaše meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne a vaše identifikačné číslo pre daň,

b) meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne alebo bydliska vášho odberateľa (zákazníka) a jeho identifikačné číslo pre daň, ak mu je pridelené,

c) poradové číslo faktúry,

d) dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná,

e) dátum vyhotovenia faktúry,

f) množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,

g) základ DPH, jednotkovú cenu bez DPH a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,

h) uplatnenú sadzbu DPH alebo údaj o oslobodení od DPH,

i) výšku DPH spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť.

Faktúra pri dodaní tovaru do iného členského štátu Európskej únie

Ak predáte svoj tovar zákazníkovi, ktorý je z iného členského štátu Európskej únie, náležitosti, ktoré musí faktúra obsahovať sú už trochu odlišné. Takáto faktúra musí obsahovať:

a) vaše meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne a vaše identifikačné číslo pre daň,

b) meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne nadobúdateľa (zákazníka) tovaru a jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar u vás objednal,

c) poradové číslo faktúry,

d) dátum, keď bol tovar dodaný,

e) dátum vyhotovenia faktúry,

f) množstvo a druh dodaného tovaru,

g) cenu tovaru, jednotkovú cenu bez DPH a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,

h) odkaz na § 42 alebo 43, odkaz na článok 136 alebo 138 smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v znení smernice Rady 2006/138/ES z 19. decembra 2006 alebo informáciu, že dodanie tovaru je oslobodené od DPH,

i) pri dodaní tovaru podľa § 13 ods. 1 písm. a) a f), pri ktorom je osobou povinnou platiť DPH kupujúci v inom členskom štáte, odkaz na článok 195 smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty alebo informáciu, že osobou povinnou platiť DPH je osoba, ktorej je tovar dodaný.

Faktúra pri dodaní služby do iného členského štátu Európskej únie

Ak poskytnete službu zákazníkovi, ktorý je z iného štátu Európskej únie, faktúra je svojim obsahom podobná ako pri tovare. Odlišuje sa v zásade v odkaze na príslušný článok smernice.

Faktúra musí obsahovať:

a) vaše meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne a vaše identifikačné číslo pre daň,

b) meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne príjemcu služby a jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým službu u vás objednal,

c) poradové číslo faktúry,

d) dátum, keď bola služba dodaná,

e) dátum vyhotovenia faktúry,

f) rozsah a druh dodanej služby,

g) cenu služby,

h) odkaz na články 193 až 196 smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v znení smernice Rady 2006/138/ES z 19. decembra 2006 alebo informáciu, že osobou povinnou platiť DPH je osoba, ktorej je služba dodaná.

Čo musíte dodržať pri vystavovaní faktúr a iných dokladov

V nadväznosti na samotné vyhotovovanie dokladov, či už v elektronickej alebo tlačovej podobe, je potrebné dodržať:

  • ich časovú postupnosť,
  • chronologické usporiadanie,
  • príslušnosť k danému zdaňovaciemu obdobiu, najčastejšie kalendárnemu roku či už z hľadiska dane z pridanej hodnoty alebo aj dane z príjmov.

Každý doklad je totiž „dôkazom“ o uskutočnení konkrétneho obchodu alebo akejkoľvek inej operácie. Dôkazné bremeno je vždy na vašich pleciach.

Ak vykonávate činnosť, ktorá si vyžaduje počtom väčšie množstvá dokladov, alebo ide o rôznorodú činnosť, ktorá vyžaduje znalosti legislatívy na dodržanie všetkých náležitostí podnikateľa, odporúčam vám zveriť účtovnú evidenciu do rúk profesionálov.

Vytvárajte si faktúry zadarmo

V prípade záujmu si môžete vyhotoviť faktúry pre vašich zákazníkov a to úplne ZADARMO TU!

Zadajte váš e-mail vpravo a budete vždy informovaní o našich nových článkoch a o všetkom, čo je dôležité pre vaše podnikanie.

Odoberajte najnovšie články a videá o podnikaní emailom!

Komentáre

Re: Čo všetko musia obsahovať vaše faktúry a ďalšie účtovné...

Dobrý deň, prosím Vas keď mám viac živnosti a aj internetový obchod , ako číslujem faktúry z viacerých živnosti? napr číslo faktúry z internetového obchodu je 055, a idem murovať a chcem vystaviť faturu číslo mám dať ako 056? a prosím Vas faktúry vytváram v mojom eshope, no faktúru z toho murovania môžem vystaviť na fakturačný doklad čo kúpim napr. v kauflane? Ďakujem

dokladanie faktur do uctovnictva

Dobrý den,

chcem sa spýtat, ci je legalne, ked moj spolocnik doklada do uctovnictva faktury, napriklad tento mesiac sa objavili faktury vystavene a akoze zaplatena este cez januar alebo v minulom roku a on ich proste supne dodatocne do uctovnictva do toho januara a do minuleho roku dnes. Nie som uctovnik, ale nemalo by sa to dat do uctovnictva dnes s nejakou poznamkou, ze je to zabudnuta, alebo najdena faktura?Dakujem za odpoved.

Dôležité: Dodržujte tieto pravidlá písania príspevkov a komentárov!